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기록관리 | [기록개선3] 종이 문서 시대에서 전자 문서 시대로

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작성자 고대진 작성일20-03-25 09:31 조회1,565회 댓글0건

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▣ 요지 

문서 기록은 시대의 변천에 따라 급속도로 바뀌어 가고 있다. 크게 보면 종이에 기록하는 시대에서 전자 기록으로 대 전환이 되어간다. 이에 반해 기록 습관은 잘 바꿔지지 않는 경향으로 발전의 저해요소로 작용하고 있다. 그러므로 종이 문서기록과 전자 문서기록 방식의 차이를 잘 알아서 업무 기록 효율성을 가져와야 하겠다.

 

▣ 개선 

-전자문서 : 업무 기록을 종이기록 방식에서 전자기록 방식으로 전환

-의사결정 : 회의를 지향하고  전자 문서에 의견과 전자 서명 기록으로

-회의 : 직무자에게 지혜를 모아주는 것 /법에 정한 바 전자 회의 기록 

-회화(모임) : 일에 대한 지혜를 주관자에게 모아주는 것 전자 모임 기록

-공의 : 형상 없는 단체명에 따로 생각을 말고 그 직무자에게 공의를 모아주는 것

-모든 기록은 전자적으로 처리하고 전자적으로 보관하며 전자적으로 활용한다.

 

 

▣ 비교 

 구분

종이문서 

전자문서 

 문서 생산 유통

 손으로 쓰기|종이에 기록

 프린터 기기 필요

 문서의 서식과 크기의 단일성

 사진 음성 영상 수록 불가

 오프라인 공간 - 우편 배달

 공유 속도가 느리다

 키보드 타이핑 | 기록 파일 생산

 프린터 기기 불필요

 문서의 서식과 크기의 다양성

 사진 음성 영상 수록 가능

 온라인 공간 - 파일 전송

 공유 속도가 빠르다

 문서 수정 복제

 수정이 어렵다 

 복제의 한계성

 수정이 쉽다

 복제의 무한성

 문서 보관 보존

 오프라인 공간 (서고) | 건축물 

 보존기간의 유한성

 

 온라인 공간 (스토리지) | 저장소 

 보존기간의 무한성

 기록 습관

 손글씨

 복사기

 느린 속도

 종이서식 사용

 종이보기 습관

 형식적 양식 습관

 업무조직의 상하성

 사무실에서 업무

 종이메모

 종이수첩

 종이달력

 의사결정 - 회의가 많고 종이 기록이 적다

 타이핑

 스케너

 빠른 속도

 전자서식 사용

 화면보기 습관

 내용적 양식 습관

 업무조직의 평등성

 어디서나 업무

 전자메모

 전자수첩

 전자달력

 의사결정 - 회의가 적고 전자 기록이 많다

 

▣ 개선 

기록과 공유는 시대에 따라 급변하고 발전하므로 그에 따라 배우고 익혀서 내 업무 기록 습관을 바꿔가야 목표하는 성과를 이룰 수 있다. 집단의 크기나 규모가 커갈 수록 기록하는 일이 많아지고 공유의 속도 또한 빨라져야 한다. 그러므로 집단의 발전은 사람의 기억으로 일하고 당시의 시시비비로 유전되면 퇴보하기 쉽고,  기록을 통해 유전되면 미래가 밝다. 

 

2020.03.25 고대진 원불교 기록관리자 씀.

 

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